In vielen Betrieben geht die Entwicklung in Richtung "papierloses Büro" – dennoch bleiben viele Bereiche, in denen Daten ausschließlich in Form von Akten, Dokumenten oder Urkunden aufbewahrt werden müssen. Diese sind in Lägern oder Kellerarchiven angesichts steigender Unwetter vor allem dem Risiko von Wasserschäden ausgesetzt.
Hamburg, 12.06.2019 – Ungeachtet der fortschreitenden Digitalisierung in den Unternehmen besteht noch immer eine gesetzlich vorgeschriebene Archivierungspflicht für geschäftliche Belege im Original. Die Aufbewahrungsfristen reichen bis zu zehn Jahren, und so ergibt sich schnell ein umfangreicher Bestand an Dokumenten.
Die zu archivierenden Aktenbestände werden häufig im "Kellerarchiv" aufbewahrt oder extern ausgelagert. Dort sind sie vor aktuellen digitalen Risiken wie Hackerangriffen zwar geschützt, nicht aber vor Beschädigung oder Zerstörung durch einen Wasserschaden. Hochwasser oder Überschwemmungen – ausgelöst durch Starkregen oder Rohrbrüche – sind häufig der Auslöser für einen solchen Schaden. Die Nässe beschädigt und zerstört Papierdokumente entweder unmittelbar oder setzt einen Prozess der Zerstörung in Gang, beispielsweise durch Schimmelbildung.
In der jüngeren Vergangenheit sind Wetterphänomene häufig extremer ausgefallen. Viele Klimaforscher gehen darüber hinaus von einer ansteigenden Anzahl an extremen Wetterlagen aus. Alleine im Jahr 2018 hat der Deutsche Wetterdienst 30.000 Unwetterwarnungen ausgesprochen. Im Mai 2018 führte ein Starkregen in Hamburg innerhalb weniger Stunden zu Niederschlägen bis 40 Litern pro Quadratmeter, und auch im Frühjahr 2019 waren einige Regionen von ersten Gewittern mit Starkregen schwer betroffen. Die öffentliche Kanalisation kann diese Wassermassen in der Regel nicht vollständig aufnehmen, sodass es zu Überschwemmungen kommt. Diese Situation wird gerade in den Städten durch die Versiegelung großer Flächen verstärkt.
Sind wichtige Dokumente von einem Wasserschaden betroffen, gilt es schnell und zielgerichtet zu handeln. Es gibt Unternehmen, die sich auf derartige Fälle spezialisiert haben. Die betroffenen Dokumente werden fachgerecht getrocknet oder – sollte das nicht sofort möglich sein – zunächst eingefroren, um sie in ihrem aktuellen Zustand zu konservieren. Das soll insbesondere weitere Schäden durch die Entstehung von Schimmelbefall verhindern. Je nach Umfang der betroffenen Dokumente können derartige Rettungsaktionen durchaus Kosten in fünf- bis sechsstelliger Höhe erreichen.
Zur wirkungsvollen Absicherung vor den finanziellen Folgen durch die Beschädigung von wichtigen Dokumenten, Verträgen und Geschäftsunterlagen jeglicher Art durch Starkregen, Überschwemmung und Hochwasser müssen Sie als Unternehmen folgende Voraussetzungen erfüllen: 1. Die Gefahren müssen als versichert gelten. Dies erfolgt in den Versicherungspolicen in der Regel unter dem Einschluss sogenannter "Elementargefahren". Auch die Gefahr "Leitungswasser" sollte im Gefahrenumfang mitversichert sein, um das Risiko eines Rohrbruchs ebenfalls abzudecken. 2. Ihr Versicherungsschutz muss explizit die Kostenposition der Wiederherstellungskosten vorsehen.
Außerdem müssen Sie bewerten, mit welcher Summe diese benannten Risiken im Versicherungsvertrag berücksichtigt werden sollen. Die Menge der vorhandenen Dokumente in Ihrem Unternehmen spielt dabei ebenso eine Rolle wie die Anzahl der Orte, an denen sie gelagert sind. Bei einer Verteilung auf verschiedene Standorte muss bedacht werden, ob ein konkretes Schadenereignis gleichzeitig mehrere dieser Orte betreffen kann. Definieren Sie abschließend den denkbar schlimmsten Schadenfall und berücksichtigen Sie die so ermittelte Summe bei der Berechnung der Versicherungssumme. Einige Verträge enthalten ein sogenanntes Sublimit, das die Höchstersatzleistung des Versicherers für die Kosten der Wiederherstellung abbildet, während diese Kosten bei anderen Verträgen im Rahmen der Versicherungssumme mitversichert sind.
Ermitteln Sie den Bestand an Dokumenten, die Sie im Schadenfall wiederherstellen müssen und prüfen Sie, wie hoch der größtmögliche Schaden wäre. Stellen Sie dann sicher, dass Ihre Sach-/Inhaltsversicherung diese Wiederherstellungskosten in ausreichendem Maße absichert. Bedenken Sie außerdem, das Betreiber externer Archive in der Regel nicht für Starkregen, Überschwemmung und Hochwasser haften, da der Schadeneintritt als höhere Gewalt anzusehen ist. Stattdessen bieten sie ihren Kunden häufig an, eine entsprechende Versicherung abzuschließen. Diese Vorgehensweise bietet jedoch nur eine trügerische Sicherheit, da erst im realen Schadenfall erkennbar wird, ob die Kosten für die Wiederherstellung der Dokumente und Daten in ausreichendem Maße gewährleistet ist. Lassen Sie sich daher unbedingt ausreichend über den Umfang der Versicherung informieren und prüfen Sie, ob dieser für Ihren Bedarf ausreicht oder schließen Sie eine eigene Versicherung für die eingelagerten Papiere ab.
Gerne beraten wir Sie zu diesem Thema persönlich und individuell. Sprechen Sie uns an!
Markus Hoffmann
Kundenbetreuer
Die Gossler, Gobert & Wolters Gruppe (GGW Gruppe) ist einer der großen unabhängigen und inhabergeführten Industrieversicherungsmakler in Deutschland. Als Experte für integriertes Risiko- und Versicherungsmanagement betreuen die rund 290 Mitarbeiter der GGW Gruppe mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel, Gewerbe sowie den rechts- und wirtschaftsberatenden Berufen. Deutschlandweit ist das Beratungshaus an neun Standorten vertreten und berät in Zusammenarbeit mit internationalen Netzwerken Kunden in über 60 Ländern.
https://www.ggw.de/news/das-risiko-der-analogen-datenaufbewahrung
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